корпоративнo отчитане

Предизвикателството

Всяка голяма организация, особено ако е с матрична структура, се сблъсква с необходимостта да изготвя множество различни отчети. В Балкан Стар почти всеки отдел е отговорен за изготвянето на минимум 4 отчета като оценка на индикаторите за представяне, измерими резултати и сравнение между планирани и реални данни. Получателите на тези отчети също се различават – от управляващия екип или собственика до служителите, медиите, професионални организации и партньори. А ако интегрираната Ви система за управление на ресурсите (ERP) не покрива всички теми или дори все още нямате внедрена такава система?

Как се интегрира информацията, идваща от различни източници – например продажбените отдели, маркетинга в ритейла, PR и контролинга – за да разпространява едно и също послание по еднакъв начин и в един глас?

Решението

За да управляваш успешно информацията, идваща от компанията, е необходима добре развита и надеждна система. Система, която дава възможност за преглед на всички дейности на организацията, отчитайки всички вътрешни и външни критерии за оценка. И всички данни трябва да са в идентична корпоративна форма, която ясно да изпраща послание не само за принадлежност към организацията, но и да допринася за повишаване имиджа на бранда Балкан Стар.

Анализирах всички входящи и изходящи доклади от всички отдели на групата. Проследих вътрешния път на употреба на данните. Като резултат обединих изводите в матрица на информационните потоци.  След последващо оценяване на адекватността и коригиране, където имаше  нужда, формулирах в тази матрица и правилата за управление на информацията с отговорници, крайни срокове и групи получатели. Комуникирах към и съвместно с всички служители управлението на комуникационните потоци като процес за обмен на данни. Като втора стъпка за интегриране данните и отчетите на компанията разработих и въведох инструментариум за корпоративно отчитане, в който имаше:

• Резюме от мениджмънта за бизнес развитието на организацията, постижението на целите, стратегическите стълбове;
• Индикатори за постижение на различните компании и отдели в групата, например отчети за продажбите, ранглиста на ритейлите, финансови резултати, сравнение на планираните и реалните данни;
• преглед на дейностите на отделите, например клиентски събития, пробни шофирания за представители на медиите, въвеждане на нов процес, план за нов инструмент за вътрешна комуникация;
• перспективи пред бизнеса и бъдещи проекти.

Този инструмент за корпоративно отчитане се състои от отделни модули с идентичен корпоративен дизайн.  Данните се предоставят от отговорните отдели. Разпространението на информацията се базира на специфичните изисквания към отделите и е част от управлението на информационните потоци – например направлението за холсейл продажба на нови автомобили Mercedes-Benz използва за отчетите си резултатите от продажби на леки автомобили Mercedes-Benz за страната, финансовите резултати от продажбите, ранглиста на ритейлите, преглед на пазарната ситуация, отчет на маркетинговите активности на холсейл ниво, отчет от медийния мониторинг, преглед на PR дейностите, HR обучаваща програма за търговци, въвеждане на бюлетин за служителите на Балкан Стар и резултати от проучването на клиентската удовлетвореност.

Резултат

Системата за управление на информационните потоци подобри вътрешната достъпност на данните и структурира процеса по обмен на информация. По такъв начин тя повиши комуникацията между отделите в компаниите от групата.

С въвеждането на корпоративното отчитане успях да създам интегриран, систематизиран и уеднаквен общ поглед върху цялата организация. Корпоративното отчитане осигури комуникация в един глас и позиционира Балкан Стар като силен и надежден партньор и работодател и като стабилна инвестиция.

Корпоративното отчитане позволява данните, идващи от всички 24 отдела/направления в групата, да бъдат интегрирани и комуникирани хомогенно. Това създава устойчива корпоративна идентичност за всички вътрешни и външни публики на организацията: бизнес партньори, търговски и индустриални организации, собственици, мениджърски екип, служители, медии, клиенти, доставчици на услуги, публична власт, местна общественост.