oптимизация на закупуването

Предизвикателството

Половината от успеха при правенето на салата е да знаеш откъде да купиш продуктите и да ги подбереш правилно. Маркетингът не е много по-различен. Почти всяка организация се сблъсква с необходимостта да оптимизира разходите си. Постоянно. И по-важното – това не трябва да повлияе на качеството на продуктите и услугите.

Предизвикателството, което получих като задача от мениджмънта на групата Балкан Стар, бе да разработя процес за оптимизация на разходите и да го управлявам в продължение на година.

Решението

Първо, направих проучване на разпределението на маркетинговите и комуникационни разходи и анализирах основните акценти  на бизнес стратегията. Също така направих оценка на разпределението на ресурси в отделите на компанията и как всяко направление организира разходите си.

Тъй като разходите за маркетинг и комуникации се различават от традиционните разходи на компаниите, обичайно те не са част само от отговорностите на отделите по закупуване. Затова и понякога липсва точна обобщена информация за доставчиците на услуги, условията на договорите или преглед на поръчките. В групата компании също така всяко направление оперираше самостоятелно. Затова бе необходимо да обобщя цялата информация от всеки отдел, където се правят разходи за маркетинг и комуникации, и да дефинирам областите на общ интерес.   

За всички такива области от общ интерес (например печатни материали или дизайн) проведох конкурси. В новия процес за закупуване финалното решение за доставчик на услуги се взема от комисия с членове от маркетинг, PR, централно закупуване, финансов и правен отдел. По този начин доставчиците на маркетингови и комуникационни услуги започнаха работа на база рамкови договори с по-добро за групата компании съотношение цена-качество.

Предоговорих много от условията на съществуващи договори. Това бе особено полезно за онези, за които конкурси бяха правени сравнително отдавна.

Резултатът

Въвеждането на рамкови договори за основни услуги и за по-големите маркетингови проекти като например участието в търговски панаири, повиши ефективността на разпределение на ресурсите за Балкан Стар. Директната оптимизация на разходите за една година достигна 32%. Индиректен позитивен ефект бе обмена на вътрешна информация и знания между отделите.

Като допълнение подкрепих този проект с въвеждане на интер-функционален маркетинг за още по-добро разпределение на ресурсите в групата компании.

__

* "Половината от рекламата ми отива на вятъра, само не зная коя половина", Джон Уонамейкър