вътрешна комуникация

Предизвикателството

В матрична структура като при групата Балкан Стар е важно да се дефинират пресечните точки на взаимодействие и да се гарантира хомогенен публичен имидж. Мениджмънтът на информацията вътре в организацията е първата основна стъпка за ангажираност на служителите и създаване на ясен и изчистен процес на работа. Анализът на ситуацията показа потенциал за подобрение по отношение на корпоративната информация, споделените ценности и бизнес цели, разбирането  между различните направления и готовността за взаимодействие.

Решението

Информацията според мен има три основни аспекта: яснота, достатъчност и навременност. За да се гарантирам и трите, разработих система от процедури за управление на информационните потоци.

Стартирах и вътрешно издание за служители, което покриваше разказване за корпоративните ценности, лични истории на служители, бизнес целите и корпоративната стратегия, развлекателни истории и представяне на хобита, обширни представяния на различни отдели – особено за новосъздадени като централно закупуване или управление на качеството (QM).

За достъпа до информация като формална предпоставка и познаването на служителите помежду им от ключово значение бе да изградим нов интранет портал. Освен новините, имаше и базисни информационни модули като  човешки ресурси (HR), антикорупционен и правен, финанси, управление на качеството (QM), в които всеки отговорник по дейности публикуваше съответни процедури, форми, документи, за да се улесни прозрачността на документооборота и начина на работа. Най-посещаваната секция на интранет със сигурност е Кой кой е, където всеки от служителите е представен с име, позиция, направление, данни за контакт и снимка. Търсенето в тази секция се осъществява с филтри с множествен избор.    

Най-атрактивната част от програмата за вътрешна комуникация са събитията за служители и техните семейства, които провеждахме като корпоративни събития с по-неформален характер. В зависимост от поводите, такива организирахме веднъж до три пъти годишно.

Резултатът                            

Служителите получиха възможност да обменят опит, емоции и да споделят идеи, вкл. за специфични свои отговорности. Повишената  удовлетвореност и  координацията на различните екипи доведоха до увеличение на ефективността на проектите. Споделен бе ценен опит от отделите и добри примери от практиката, което подобри качеството на услугите, предлагани от Балкан Стар като група.